MyFact

Ausgabenverwaltung: Belege gelesen, geprüft und abgelegt

Kassenbons gehen verloren, Lieferantenrechnungen kommen per E-Mail, und am Quartalsende wird alles abgetippt. Mit dem Modul Einkauf laden Sie den Beleg hoch, MyFact liest Betrag, Datum und Lieferant, und Sie prüfen neben dem Original. Jede Ausgabe behält ihren Beleg und lässt sich nach Monat oder Lieferant wiederfinden.

So funktioniert es

  • Sie laden Ihre Belege im Reiter „Zu prüfen“ hoch: PDF oder Foto (JPG, PNG, WEBP), einzeln oder mehrere auf einmal
  • MyFact liest den Beleg: Lieferant, Nummer, Datum, Währung, Gesamtbetrag und, wenn lesbar, die Positionen; eine Kategorie wird vorgeschlagen
  • Sie vergleichen mit dem daneben angezeigten Original, korrigieren bei Bedarf und bestätigen: Die Ausgabe wird angelegt, der Beleg bleibt angehängt
  • Ein sicher gelesener Beleg wird von selbst zur Ausgabe; beim geringsten Zweifel wartet er auf Ihre Prüfung
  • Die Ausgabe wird nach Jahr und Monat abgelegt und später im Modul Finanzen mit der Banktransaktion abgeglichen, die sie bezahlt hat

Ein Beleg ist keine Ausgabe, und MyFact unterscheidet beides

Der Beleg existiert vor der Ausgabe: Er wird beim Hochladen angenommen und aufbewahrt, auch wenn das Lesen scheitert. Dann tragen Sie die Beträge selbst ein, ohne die Datei zu verlieren. Die Belegart wählen Sie einmal: Lieferantenrechnung, Quittung, Kassenbon, Spesenabrechnung, Gutschrift, Proforma-Rechnung oder Zahlungsnachweis.

Eine Ausgabe ist ein bereits gezahlter Betrag. Es gibt weder Fälligkeit noch Zahlungsstatus zu verfolgen: Sie erfassen eine Tatsache, keine offene Schuld.

Ihr Nutzen

  • Weniger Abtippen: Felder sind vorausgefüllt, unsichere Felder werden auf dem Bildschirm markiert
  • Dubletten erkannt: gleiche Belegnummer beim gleichen Lieferanten oder gleicher Betrag am gleichen Tag
  • Wiederkehrende Ausgaben (Miete, Abonnement) in einem Schritt angelegt, monatlich, vierteljährlich oder jährlich bis zum gewählten Enddatum
  • Eine Ansicht „Ordner“ nach Jahr und Monat, wie ein Aktenordner, neben der nach Jahr und Monat filterbaren Liste
  • Lieferanten nur mit Namen angelegt und später ergänzt: Adresse, Steuerkennungen, übliche Währung, Zahlungsziel
  • Startkategorien passend zu Ihrem Land, die Sie umbenennen oder deaktivieren, ohne die bisherige Zuordnung zu verlieren

Empfangene E-Rechnungen werden zu Ausgaben

Ist Ihr Mandat für die elektronische Rechnungsstellung aktiv, lassen sich auf der Plattform empfangene Rechnungen mit wenigen Klicks als Ausgaben erfassen, mit Positionen, Umsatzsteuer und Lieferant. Eine empfangene Rechnung kann auch einer bereits erfassten Ausgabe zugeordnet werden, und diese Zuordnung lässt sich rückgängig machen.

Mehrere Währungen, keine erfundene Umrechnung

Jede Ausgabe behält ihre Originalwährung. Geben Sie einen Wechselkurs an, zeigt MyFact zusätzlich den Betrag in Ihrer Referenzwährung; sonst wird nichts angenommen. Monatsbeträge werden je Währung dargestellt: Ein Monat mit Euro und Dinar hat keine gemeinsame Summe.

Gut zu wissen

  • Die KI schlägt vor, Sie entscheiden: Eine Ausgabe wird nie allein angelegt, wenn der Gesamtbetrag nicht auf dem Beleg gelesen wurde, die Positionen ihm widersprechen oder eine Dublette wahrscheinlich ist
  • Die Umsatzsteuer einer Ausgabe stammt allein vom Beleg: Ein Bon ohne Steuer bleibt ohne Steuer
  • Die mitgelieferten Kategorien dienen der Übersicht und sind kein Kontenrahmen: Es werden keine Kontonummern erfunden
  • Ausgaben verbrauchen in keinem Tarif ein Kontingent

FAQ

Welche Belege kann ich hochladen?

PDFs und Fotos (JPG, PNG, WEBP): Lieferantenrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Spesenabrechnungen, Gutschriften, Proforma-Rechnungen, Zahlungsnachweise. Ein PDF mit Textebene wird direkt gelesen; ein Foto oder Scan durchläuft die Texterkennung.

Was passiert, wenn das automatische Lesen falsch liegt?

Nichts ist endgültig. Ein Beleg mit unsicherem Gesamtbetrag, widersprüchlichen Positionen oder Ähnlichkeit zu einer bestehenden Ausgabe wird nie allein bestätigt: Er wartet auf Sie. Jede Ausgabe, auch eine automatisch angelegte, bleibt danach änderbar.

Unterstützt MyFact Spesenabrechnungen?

Eine Spesenabrechnung wird wie jeder Beleg hochgeladen und unter der Art „Spesenabrechnung“ abgelegt. Einen Freigabe- oder Erstattungsprozess zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen gibt es nicht: Die erfasste Ausgabe ist ein bereits gezahlter Betrag.

Muss ich den Lieferanten vorher anlegen?

Nein. Der Name genügt, und er lässt sich direkt aus der Ausgabe heraus anlegen. Nennt der Beleg einen noch unbekannten Lieferanten, schlägt MyFact vor, ihn anzulegen; den Rest ergänzen Sie später.

Kostet das Modul Einkauf extra?

Nein. Es ist in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen, einschließlich des Lesens von Belegen durch die KI. Ausgaben zählen in keinem Kontingent.

Ihre Ausgaben geordnet, Beleg für Beleg

Das Modul Einkauf ist in allen Tarifen enthalten, auch im kostenlosen. Laden Sie Ihren ersten Beleg hoch und prüfen Sie, was MyFact daraus gelesen hat.

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